Política de protección del derecho fundamental de habeas data y tratamiento de datos personales
Enero de 2023
I. INTRODUCCIÓN
El presente documento de Política de Protección del derecho fundamental de Habeas Data y de tratamiento de datos personales, en adelante La Política, de la empresa GAMESCOL S.A.S., en adelante GAMESCOL, con N.I.T. 901361057-6, fue elaborada con el propósito de adoptar y definir las reglas aplicables al tratamiento de datos personales de sus clientes, proveedores y empleados, entre otros; para que éstos puedan conocer los derechos que les asisten y los deberes de la compañía en la materia; y para establecer los procedimientos aplicables a su interior para garantizar el ejercicio de sus derechos.
Lo anterior, teniendo en cuenta que GAMESCOL es una empresa constituida mediante documento privado sde Asamblea de Accionistas del 29 de enero de 2020, inscrita el 30 de enero de 2020 en la Cámara de Comercio bajo el número 02547480 del Libro IX; que las actividades de GAMESCOL consistirá en la ejecución de eventos empresariales, desarrollo de talleres lúdicos y actividades recreativas y el préstamo de equipos electrónicos para los hogares. Como parte de su objeto desarrollará también las siguientes actividades: Préstamo de TV, Video Beam, accesorios de consolas como por ejemplo timones, guitarras, pedales, controles, etc. Desarrollo de videojuegos. Desarrollo de productos digitales. Venta de articulos de tecnologia.
Ahora bien, la presente política se dicta en el marco del desarrollo del objeto social de GAMESCOL, atendiendo las normas constitucionales, legales y reglamentarias en la materia, en especial los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y del Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y las directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio en la materia.
Esta Política regula los procedimientos internos de GAMESCOL relacionados con la protección del derecho de habeas data de los titulares, cuyos datos personales reposen en bases de datos de la compañía.
Como quiera que La Política se construyó y diseñó a partir de normas constitucionales, legales y reglamentarias en la materia, es obligatoria para GAMESCOL, todos sus empleados, trabajadores, directores de todos los niveles, y contratistas, independientemente del vínculo jurídico o contractual que los una, siempre que implique el tratamiento de datos personales, en cualquiera de sus modalidades sobre los que GAMESCOL tenga responsabilidad, de conformidad con lo que la ley establece para el efecto.
II. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS Y TÉRMINOS
A efecto de comprender, interpretar y aplicar La Política, se adoptan las siguientes definiciones de conceptos y términos relevantes, de conformidad con lo que la ley y los reglamentos disponen en lo pertinente:
Autorización: Consentimiento previo, expreso, verificable e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
Datos sensibles: Aquellos relacionados con la intimidad del titular o cuyo uso puede generar su discriminación; entre otros, aquellos relativos al origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
En relación al tratamiento de datos personales de clientes, proveedores y empleados, GAMESCOL asumirá las calidades de Responsable y Encargada para el tratamiento de los respectivos datos personales.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, difusión o supresión.
III. FINALIDADES DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES
GAMESCOL almacena y utiliza los datos personales que recopila en ejecución de su objeto social para las siguientes finalidades legítimas, de conformidad con lo establecido en la ley:
a) Registro de sus clientes, distribuidores, proveedores, y contratistas de los distintos tipos de negocio.
b) El envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con sus clientes, distribuidores y contratistas, de campañas publicitarias, promociones, lanzamientos de productos y servicios, información de productos y servicios, actividades de mercadeo, ventas, satisfacción de los beneficiarios de servicios y bienes.
c) Para compartirlos o enviarlos a terceros, con quienes realice alianzas o contratos con las finalidades relacionadas con la ejecución de las actividades comprendidas en su objeto social; o a quienes les encargue el tratamiento de datos personales bajo su responsabilidad.
d) Obtener información de grupos de interés para el relacionamiento de la compañía.
e) Seleccionar o vincular personal, administrar contrataciones, manejar relaciones laborales y cumplir las obligaciones derivadas de la misma, otorgar beneficios a sus empleados por sí mismo o a través de terceros; así como permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la empresa.
f) Envío a distribuidores, proveedores, contratantes y contratistas información relacionada con la ejecución de los correspondientes contratos.
g) Envío a los clientes información relacionada con la ejecución de los correspondientes contratos, obras o servicios prestados.
h) Reporte y consulta a centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas en Colombia, de ser necesario en la ejecución de actividades comprendidas en su objeto social, con sus consumidores, proveedores o contratistas. Esta consulta se autoriza a ser realizada por DINERI.
i) Análisis de prospectiva con fines comerciales de consumidores, proveedores distribuidores y contratistas.
j) Para la realización de actividades de conocimiento al cliente, relacionamiento comercial o publicitario, gestión de ventas de campañas publicitarias, promociones, lanzamientos de productos, información de productos, actividades de mercadeo, ventas, satisfacción del cliente.
K) Los datos personales serán conservados en las correspondientes bases de datos, ficheros o sistemas de información de GAMESCOL por el periodo acorde con la respectiva finalidad para los cuales fueron recopilados y objeto de tratamiento.
IV. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los titulares de los datos personales, contenidos en bases de datos, archivos, ficheros sistemas de información o similares de GAMESCOL, tienen derecho, de conformidad con las normas en la materia, a:
a) Recibir solicitud de autorización para el tratamiento de sus datos.
b) Emitir autorización para el tratamiento de sus datos pernales.
c) Presentar consultas, peticiones, quejas o reclamos relativos al tratamiento y contenido de sus datos ante GAMESCOL.
d) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
e) Solicitar a GAMESCOL prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.
f) Obtener de GAMESCOL, respuesta a sus consultas, peticiones, quejas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación o exclusión de sus datos personales; y de la información relacionada con el tratamiento de sus datos personales, por cualquier medio, incluido el electrónico, de tal forma que ésta sea de fácil lectura y sin barreras técnicas que impidan su acceso.
Para estos efectos, el titular podrá autorizar a terceros, a su representante legal o a sus causahabientes, según sea el caso, y entiende que éstos podrán ser solicitados por autoridades administrativas y/o judiciales.
g) Solicitar a GAMESCOL la exclusión de sus datos personales, e información personal de sus bases de datos, archivos, ficheros, sistemas de información y similares.
h) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal de bases de datos, archivos, ficheros, sistemas de información y similares, a menos de que exista un derecho contractual específico.
V. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La solicitud de autorización para el tratamiento de datos personales por parte de GAMESCOL deberá ser libre y expresa y contener:
a. La identificación del responsable del tratamiento.
b. Los datos que se desean recopilar.
c. La finalidad de la recolección y del tratamiento que se le impartirá a los datos.
d. Los derechos que le asisten a los titulares de los datos personales.
e. Si se van a recopilar datos personales sensibles se deberá indicar de forma expresa que su entrega no es obligatoria ni supeditar la prestación de un servicio venta de un bien a su entrega e indicar la finalidad correspondiente.
VI. DEBERES DE GAMESCOL EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
GAMESCOL tiene los siguientes deberes en la ejecución de La Política, de conformidad con lo que la ley y los reglamentos establecen para el efecto:
a) La protección del derecho fundamental de habeas data.
b) Las medidas y procedimientos al interior de GAMESCOL para que la empresa y sus empleados respeten el derecho fundamental de habeas data y de tratamiento de datos de los titulares que así lo han autorizado.
c) Solicitar al titular de los datos personales autorización expresa para su tratamiento.
d) Conservar la autorización expresa de tratamiento de datos emitida por el correspondiente titular, y tenerla disponible para ser consultada con posterioridad.
e) Atender oportunamente, de conformidad con lo que establecen las normas en la materia, las consultas y reclamaciones presentadas por los titulares de datos personales.
f) Obtener autorización del titular, cuando se requiera suministrar a un tercero, los datos personales objeto de tratamiento.
g) Adoptar las medidas de seguridad necesarias para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales.
g) Regular, de requerirse, los contratos con terceros el acceso a bases de datos, archivos, ficheros, sistemas de información y similares que contengan datos personales.
i) Al momento de la recolección de datos, informar al titular de los datos la finalidad para la cual se recopila esa información.
j) Reportar a la Superintendencia de Industria y Comercio los eventos en los que se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración dela información de los Titulares.
VII. DATOS SENSIBLES
De conformidad con la correspondiente definición contenida en el Capítulo II de La Política y en las correspondientes normas legales y reglamentarias, son datos sensibles aquellos relacionados con la intimidad del titular o cuyo uso puede generar su discriminación; entre otros, aquellos relativos al origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Por tanto, en principio, GAMESCOL no requiere de información sensible de titulares para el desarrollo de sus actividades comerciales o de satisfacción del cliente.
De requerirse, al momento de recopilar datos sensibles, GAMESCOL informará al titular respecto del carácter facultativo en su entrega.
En consecuencia, GAMESCOL se compromete a proteger su privacidad durante el procesamiento de sus datos personales identificables y sensibles de ser el caso.
La autorización de uso de datos sensibles es facultativa y no constituye condición para acceder a ninguno de los productos o servicios de GAMESCOL.
VIII. DATOS PERSONALES DE NIÑOS Y NIÑAS
En principio, GAMESCOL no requiere de datos personales de niñas o niños para el desarrollo de sus actividades comerciales o de satisfacción del cliente.
De requerirse, al momento de recopilar datos sensibles, GAMESCOL informará al titular respecto del carácter facultativo en su entrega.
De requerirse, GAMESCOL le imparte un tratamiento confidencial a la información y datos personales de los niños, niñas y adolescentes, y corresponden a aquellos de naturaleza pública, generales o que no sea posible identificar al titular, en respeto de sus derechos fundamentales y en estricta observancia del interés superior que lo protege.
Los datos personales de niños y niñas, de requerirse, serán utilizados por GAMESCOL garantizando que se utilizan para su óptimo desarrollo, respetando el interés superior del niño.
IX. CESIÓN O COMUNICACIÓN DE DATOS PERSONALES
La transferencia a terceros de datos personales sin la autorización de sus titulares está prohibida, salvo las excepciones que la ley establece para el efecto.
La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro correspondiente de GAMESCOL con la anotación de la autorización previa del titular de la información; y para una finalidad legítima de conformidad con lo que la ley establece para el efecto.
El incumplimiento de esta prohibición por parte de trabajadores o empleados de GAMESCOL de cualquier nivel, será considerado como falta grave, y podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral con justa causa, sin indemnización de conformidad con lo que el Reglamento Interno de Trabajo disponga para el efecto. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones civiles o comerciales que por responsabilidad sean procedentes para el resarcimiento de los perjuicios que se hubiesen podido causar; y de la imposición administrativa por las autoridades competentes, de sanciones o multas por la inobservancia de las normas legales vigentes en la materia.
El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores o contratistas de GAMESCOL, será considerado como justa causa para dar por terminada la respectiva relación contractual sin perjuicio de las acciones civiles que por responsabilidad sean procedentes para el resarcimiento de los perjuicios que se hubiesen podido causar; y de la imposición administrativa por las autoridades competentes, de sanciones o multas por la inobservancia de las normas legales vigentes en la materia. En los contratos con los proveedores o demás contratista deGAMESCOL se incluirá la correspondiente cláusula, de conformidad con lo previsto en el presente párrafo.
X. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA, RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
10. 1. Generalidades
De conformidad con la ley, los titulares de datos personales tienen derecho a acceder a ellos y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a consultarlos periódicamente, solicitar su rectificación, actualización, en caso de ser inexactos, o a solicitar su exclusión y eliminación, cuando lo consideren oportuno.
En consecuencia, al interior de GAMESCOL se han diseñado e implementado los siguientes procedimientos en orden a garantizar los derechos de los titulares de datos personales, los cuales se ponen en funcionamiento una vez el correspondiente titular presente la solicitud de que se trate, por los siguientes canales así:
I. En nuestras oficinas ubicadas en la Calle 96 No. 45A – 40, apartament 502 torre 3 Bogotá D.C.
II. A través del servicio de correo físico en la Calle 96 No. 45A – 40, apartamento 502 torre 3 Bogotá D.C
III. En la dirección electrónica protecciondedatos@gamescol.co
GAMESCOL dejará constancia de la fecha de recibo de la solicitud de consulta o reclamo en cada uno de los diferentes canales dispuestos para ese efecto.
Los mecanismos referidos podrán ser utilizados por los titulares o terceros con autorización legal para actuar en su nombre con los siguientes propósitos, en los términos establecidos en la ley, así:
10.2. El ejercicio del derecho de acceso
El titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario. Para conocer los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de GAMESCOL el titular podrá elevar una solicitud por los canales indicados, señalando la información que desea consultar o conocer. La solicitud será atendida por GAMESCOL en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Si no fuere posible atender la petición dentro del término indicado en el párrafo anterior, se informará al solicitante, indicando las razones de la demora y señalando la fecha en la que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso, podrá exceder de cinco (5) días hábiles adicionales a los diez (10) primeros, siguientes al vencimiento del primer término.
GAMESCOL proporcionará toda la información que repose en sus bases de datos del Titular solicitante.
10.3. Presentación de reclamos
El titular de datos personales o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en una base de datos de GAMESCOL debe ser objeto de corrección, actualización o supresión y/o revocatoria de la autorización, cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley a cargo de GAMESCOL, podrán presentar un reclamo ante esta compañía, el cual será tramitado en cumplimiento del siguiente procedimiento y reglas: Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente podrán ejercerse por i) El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad; o ii) su representante, previa acreditación de la representación.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada y, en consecuencia, no será atendida ni objeto de respuesta. La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por GAMESCOL y contener, al menos, la siguiente información:
• El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
• Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante y su calidad de causahabiente o de representante.
• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el solicitante busca ejercer alguno de los derechos.
• En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
Si el reclamo no cumple con los requisitos señalados, GAMESCOL requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, y el solicitante no presenta la información necesaria, se entenderá que ha desistido del reclamo.
El reclamo será atendido por GAMESCOL en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo por los canales señalados.
Si no fuere posible atender y resolver el reclamo dentro de dicho término, así se informará al interesado, indicando las razones de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual, en ningún caso, podrá exceder los ocho (8) días hábiles iniciales, siguientes al vencimiento del primer término.
XI. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN EL RESGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBD
La información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD deberá actualizarse dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada; o anualmente entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2021.
Se consideran cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales.
Dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, a partir de su inscripción, los Responsables del Tratamiento deben actualizar la información de los reclamos presentados por los Titulares.
El primer reporte de reclamos presentados por los Titulares se deberá realizar en el segundo semestre de 2021 con la información que corresponda al primer semestre del 2021.
XII. DEPARTAMENTO RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN Y TRÁMITE DE SOLICITUDES DE CONSULTA Y RECLAMOS
El departamento o persona responsable de atender las peticiones de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, así como de la vigilancia del cumplimiento de la presente política y de las normas en la materia, que se designa en esta oportunidad para ese efecto es Lorena Arias, correo electrónico protecciondedatos@gamescol.co, teléfono 3006244575, ubicado en la Calle 96 No. 45A – 40, apartamento 502 torre 3, Bogotá D.C.
La presente Política de Protección del derecho fundamental de Habeas Data y de tratamiento de datos de la entidad GAMESCOL se expide en su gerencia.
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